Rechnungen elektronisch übermitteln, Nutzung der E-Rechnungseingangsplattformen

• Allgemeine Informationen
• Zuständige Stelle
• Voraussetzungen
• Verfahrensablauf
• Erforderliche Unterlagen
• Frist/Dauer
• Kosten
• Rechtsgrundlage
• Freigabevermerk

Allgemeine Informationen

Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber erbringt, müssen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die jeweilige E-Rechnungseingangsplattform einreichen. Das betrifft Rechnungen an die folgenden öffentlichen Auftraggeber:

• alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung
• Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung
• Zuwendungsempfänger (Stellen außerhalb der Bundesverwaltung, die Leistungen des Bundes beziehen)
• alle kooperierenden Bundesländer (Stand Juni 2021):
  • Berlin
  • Brandenburg
  • Thüringen
  • Mecklenburg-Vorpommern
  • Sachsen

Für die Ausstellung der Rechnungen können Sie externe Dienstleister nutzen.

Zuständige Stelle

Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

Voraussetzungen

Sie führen Dienstleistungen für die oben genannten öffentlichen Auftraggeber aus. Darüber hinaus muss die Rechnung

• in einem strukturierten elektronischen Format (XML) vorgelegt werden,
• CEN-Norm "Elektronische Rechnungsstellung" erfüllen,
• die E-Rechnungsverordnung des Bundes erfüllen sowie
• die Anforderungen an die jeweiligen Nutzungsbedingungen der gewählten Plattform erfüllen.

Rechnungssender müssen sich für die Rechnungsstellung bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform registrieren.

• Rechnungen an Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung können über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) verschickt werden.
• Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierender Bundesländer können über die Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) versandt werden.

Andere Rechnungen können

• per E-Mail versandt werden,
• direkt hochgeladen werden oder
• per Weberfassung manuell erstellt und mittels Peppol (europäisches Transportnetzwerk für Dokument-Austausch, siehe Weiterführende Informationen) versandt werden.

Bei allen Rechnungen müssen

• Vor- und Nachname,
• Passwort sowie
• E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

Verfahrensablauf

Wenn Sie Ihre Rechnungen über die E-Rechnungseingangsplattform übermitteln möchten:

• Rufen Sie den Link der jeweiligen Plattform (siehe –> Weiterführende Informationen) auf.
• Registrieren Sie sich und melden Sie sich an.
• Wählen Sie Ihren Übertragungskanal über die Benutzerverwaltung aus. Geben Sie stets die Leitweg-ID an, die Sie von Ihrem Auftraggeber bekommen haben.
• Ihre Rechnung wird automatisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft.
• Anschließend wird Ihre Rechnung dem Rechnungsempfänger anhand der Leitweg-ID zugestellt.

Ihre Rechnung gilt als zugestellt, wenn sie bei der jeweiligen E-Rechnungseingangsplattform eingegangen ist.

Formale Voraussetzungen

• Zulässig sind PDF-Dokumente, Bilder (PNG, JPG, JPEG), Textdateien (CSV), Excel-Tabellendokumente (XLSX), OpenDocument-Tabellendokumente (ODS), XML (bei Verwendung mit Extension).
• Wenn Sie Ihre Rechnung manuell erstellen, dürfen maximal 200 Anlagen (15 MB) angefügt sein.

Erforderliche Unterlagen

• Rechnungsbegründende Unterlagen

Frist/Dauer

Es gelten die mit dem Auftragsempfänger vereinbarten Fristen.

Kosten

Die Rechnungseinsendung ist grundsätzlich kostenlos.

Wenn Sie einen Dienstleister für die Ausstellung der Rechnung in Anspruch nehmen, können unter Umständen Kosten anfallen.

Rechtsgrundlage

• § 4 Absatz 3, E-Rechnungsverordnung (ERechV)
• Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungserstellung bei öffentlichen Aufträgen

Freigabevermerk

Sächsische Staatskanzlei, Redaktion Amt24 24.03.2022.